Het overschrijven van een bedrijfswagen is een belangrijk proces dat vaak over het hoofd wordt gezien, maar het speelt een grote rol bij de continuïteit van je onderneming. Of het nu gaat om het verkopen, leasen of huren van een auto, de registratie en de administratieve afhandeling moeten zorgvuldig gebeuren. In deze blog duiken we dieper in wat er allemaal komt kijken bij het overschrijven van een bedrijfswagen, met praktische tips voor situaties bij lease en autoverhuur.

Alles wat je moet weten over bedrijfswagen overschrijven

Het overschrijven van een bedrijfswagen houdt in dat het kenteken van de auto officieel op naam van een nieuwe eigenaar of gebruiker wordt gezet. Dit proces is in Nederland verplicht bij elke verandering van eigendom, ook wanneer het voertuig binnen een bedrijf wordt overgedragen aan een andere BV, VOF of eenmanszaak. Door de correcte overschrijving te regelen, voorkom je dat je aansprakelijk blijft voor belastingen of boetes na de overdracht.

Bij de overschrijving moet de nieuwe eigenaar beschikken over een geldig legitimatiebewijs en de tenaamstellingscode of het kentekenbewijs van de bedrijfswagen. Dit kan fysiek worden gedaan bij een RDW-erkend kentekenloket of online via de website van de RDW, mits beide partijen over een DigiD beschikken. Voor bedrijven die regelmatig voertuigen kopen of doorverkopen – zoals autoverhuurders of leasemaatschappijen – zijn er vaak gestroomlijnde procedures beschikbaar.

Het is ook belangrijk om te weten dat het overschrijven van een bedrijfswagen fiscale gevolgen kan hebben. Zo kunnen bij verkoop of overdracht binnen de onderneming de btw-regels van toepassing zijn, net als eventuele afschrijvingen. Een goede boekhoudkundige verwerking voorkomt gedoe achteraf. Overleg daarom altijd met een accountant of fiscalist als je twijfelt over wat er administratief moet worden aangepast.

Tips voor overschrijving bij lease en autoverhuur

Bij leasebedrijven verloopt het overschrijven iets anders. Tijdens de looptijd van een leasecontract blijft de auto meestal op naam van de leasemaatschappij staan. Pas wanneer het contract eindigt en de auto eventueel wordt overgekocht door de werknemer of onderneming, vindt een overschrijving plaats. Leasemaatschappijen regelen dit vaak samen met de klant en zorgen voor de benodigde documenten, zoals het kentekenbewijs en de tenaamstellingscode.

Voor autoverhuurders is het overschrijven van bedrijfswagens minder frequent, maar wel een cruciaal onderdeel bij de vernieuwing van het wagenpark. Wanneer een huurauto wordt verkocht of vervangen, moet deze administratief correct van naam worden gehaald. Zo blijft het wagenpark actueel en voorkom je onduidelijkheden over boetes of schadeclaims die ontstaan na de overdracht. Zorg er ook voor dat het RDW-register altijd overeenkomt met de werkelijke status van je voertuigen.

Een handige tip voor zowel lease als autoverhuur is om een vaste contactpersoon of afdeling aan te wijzen die verantwoordelijk is voor kentekenbeheer en overschrijvingen. Door dit proces te centraliseren, verklein je de kans op fouten en versnel je de afhandeling. Daarnaast is het verstandig om digitaal te werken; veel bedrijven gebruiken tegenwoordig vlootbeheer-software waarin overschrijvingen en kentekeninformatie automatisch worden bijgehouden.

Het overschrijven van een bedrijfswagen lijkt op het eerste gezicht een formaliteit, maar in de praktijk is het een essentieel onderdeel van goed wagenparkbeheer. Of je nu een auto koopt, least of verhuurt, het correct uitvoeren van de overschrijving voorkomt financiële en juridische problemen. Door de juiste voorbereidingen te treffen en gebruik te maken van digitale hulpmiddelen, kun je dit proces efficiënt en foutloos laten verlopen – een belangrijke stap voor elke onderneming die waarde hecht aan professionaliteit en betrouwbaarheid.