Wij zijn Bedrijfswagenverhuur. , handelend onder de naam Bedrijfswagenverhuur en Autoverhuur Eindhoven

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens bij het huren van een auto

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Het juist opstellen van het huurcontract
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
• Bij een volgende opdracht/reservering u een betere dienstverlening geven, doordat wij dan niet opnieuw op uw gegevens hoeven te vragen;
• Het afwikkelen van dossiers, voortkomend uit de opdracht van de klant, zoals schadedossiers, bekeuringen, opvragingen door overheidsinstanties;
• In geval van overtreding van de huurvoorwaarden: t.b.v. opname in Elena, conform BOVAG Huurvoorwaarden;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adresgegevens;
• Geboortedatum en -plaats;
• Scans van legitimatiebewijzen. BSN-nummers worden hierbij onleesbaar gemaakt;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Registratienummer Kamer van Koophandel
• Geslacht;
• Bankrekeningnummer en tenaamstelling bankrekening;
• Kredietwaardigheid en betalingsgeschiedenis;

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Scans van legitimatiebewijzen: gedurende een periode van 18 maanden, t.b.v. opvragen door overheidsinstanties, bekeuringen en eventueel niet-gemelde schades
• Overige gegevens: tenminste voor een periode van 7 jaar. Daarna worden deze gegevens op verzoek verwijderd, tenzij er sprake is van zwaarwegende redenen om dit niet te doen. In een dergelijk geval zullen wij onze overweging schriftelijk motiveren.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Gebruik van onze website

Wanneer u onze website gebruikt, bewaren wij de volgende gegevens:

• IP-adres;
• Apparaat-ID;
• Browsertype;
• Besturingssysteem;
• Locatiegegevens;
• Specifieke pagina’s van onze website die u heeft bezocht;
• Datum en tijd van uw bezoek;’
• Manier hoe u op onze website terecht bent gekomen;
• Functies die u op onze website heeft gebruikt;
• Eventuele reserveringen of contactverzoeken die u via onze website heeft verzonden

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van Bedrijfswagenverhuur;
• De communicatie via e-mail
• Het maken van back-ups van onze gegevens
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Rechtsbijstandverlener, in geval van juridische geschillen of incassozaken;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Informatie uit onze auto’s (telematica)

Onze auto’s zijn mogelijk uitgerust met systemen waarmee wij op afstand de locatie, prestaties en het gebruik van de auto kunnen aflezen. Wij behouden ons het rechts voor om deze gegevens van onze auto’s te volgen gedurende of na uw huurperiode, om redenen van veiligheid en beveiliging van onze eigendommen.

Deze gegevens worden automatisch na een periode van 3 maanden gewist, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om deze gegevens langer te bewaren.

Elena, het Autoverhuur Waarschuwing Systeem (BOVAG)

Op basis van uw gegevens kunnen wij een signaal ontvangen van het Autoverhuur Waarschuwing Systeem van de BOVAG. In dit geval kunnen wij geen reservering plaatsen en / of een auto aan u verhuren. Onze medewerkers kunnen u geen informatie verstrekken over de reden van signalering.

Voor vragen kunt rechtstreeks contact opnemen met de BOVAG. De afdeling Autoverhuur Ledenassociatie van BOVAG, Postbus 1100, 3980 DC Bunnik is verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens in het Autoverhuur Waarschuwing Systeem. De persoonsgegevens van huurder of van de bestuurder worden in ieder geval opgenomen indien het voertuig niet wordt teruggebracht, er misdrijven of overtredingen met het voertuig worden gepleegd, er door toedoen of nalaten van de huurder of de bestuurder herhaaldelijk schade aan de auto wordt toegebracht en indien de factuur niet of niet tijdig wordt voldaan. Bij de BOVAG kunt u inlichtingen over verwerkte persoonsgegevens en de duur van de registratie opvragen en schriftelijk uw bezwaar kenbaar maken.

CJIB

Wanneer wij een bekeuring ontvangen, kunnen wij de bekeuring “vrijwaren”. Dit houdt in dat wij uw gegevens (naam, adres en huurinformatie) doorgeven aan de Officier van Justitie. U ontvangt dan rechtstreeks van het CJIB de bekeuring. Bij gemeentelijke bekeuringen zoals parkeerboetes, overtredingen op lokale wegen, etc. worden dezelfde gegevens doorgegeven aan de betreffende gemeente.

Verzekeringsmaatschappij

Indien er schade is ontstaan aan het door u gehuurde voertuig of u heeft met uw huurauto schade berokkend aan derden, dan zullen uw gegevens doorgegeven worden aan onze verzekeringsmaatschappij en evt. aan de verzekeringsmaatschappij van de andere partij. Kunt u niet meer verder rijden met de huurauto, dan zullen uw gegevens doorgegeven (naam, locatie en telefoonnummer) worden aan een berger, zodat de huurauto veiliggesteld / afgesleept kan worden.

Pechhulp

Indien u onderweg door een technisch mankement of ongeval niet meer verder kunt rijden met onze huurauto, schakelen wij onze pechhulpdienstverlener in. Hierbij delen wij mogelijk uw contactgegevens. Mocht het zo zijn dat u vervangend vervoer nodig heeft, dan kan het zijn dat dit vervangend vervoer wordt geleverd door een derde partij. Mogelijk heeft deze derde partij een eigen privacy beleid.

Cameratoezicht

Al onze vestigingen zijn voorzien van beveiligingscamera’s welke zowel binnen als buiten de vestiging geplaatst zijn. Camerabeelden worden maximaal 10 weken bewaard.

Sollicitaties

Wanneer u bij ons bedrijf solliciteert, worden uw documenten en persoonlijke gegevens uitsluitend gebruikt om te beoordelen of u geschikt bent voor een functie bij ons. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld en zullen niet doorgestuurd worden naar derden.

Mogelijk bewaren wij uw sollicitatiebrief en/of CV voor een toekomstige vacature, tenzij u ons aangeeft dat u dat niet wilt.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij deze gecertificeerd zijn volgens het Privacy Shield.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Scans van legitimatiebewijzen bewaren wij gedurende een periode van 18 maanden, t.b.v. opvragen door overheidsinstanties, bekeuringen en eventueel niet-gemelde schades

Voor overige gegevens geldt dat wij deze tenminste bewaren voor een periode van 7 jaar. Daarna worden deze gegevens op uw verzoek verwijderd, tenzij er sprake is van zwaarwegende redenen om dit niet te doen. In een dergelijk geval zullen wij onze overweging schriftelijk motiveren.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle medewerkers van Bedrijfswagenverhuur die van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan middels een geheimhoudingsverklaring.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen en wijzigingen

Bij vragen of opmerkingen over de manier waarop we uw Persoonsgegevens verwerken kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens .

We mogen dit Beleid op ieder moment aanpassen, maar wijzigingen zijn niet met terugwerkende kracht van toepassing.

Indien we belangrijke wijzigingen aanbrengen zullen we u op onze website op de hoogte brengen.

Dit Beleid is voor het laatst bijgewerkt op 18 febuari 2022.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Bedrijfswagenverhuur
Hurksestraat 43
5654 AH  Eindhoven

Telefoon: 085-3031273
E-mail: info@bedrijfswagenverhuur.com